Startup Việt tìm giải pháp chấm công trực tuyến từ smartphone

Khoảng trống của thị trường

Trong một lần tình cờ ngồi với người bạn làm chủ quán cà phê và biết rằng anh này đang gặp phải chuyện đau đầu để quản lý nhân viên phục vụ, ông Quân chợt lóe lên suy nghĩ, tại sao chúng ta không tạo ra một công cụ quản lý trực tuyến nhân sự trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay.

Ông Trần Viết Quân chia sẻ dự án Tanca

Theo ông Quân, người bạn của ông cho biết, bao nhiêu năm qua, quán cà phê của người bạn này thực hiện việc chấm công thông qua máy chấm công quét vân tay. Tuy nhiên, đặc thù của quán cà phê là nhân viên thay đổi liên tục, có cả nhân viên thời vụ nên việc kiểm soát trở nên khó khăn. "Cứ mỗi lần có một nhân viên mới, chủ quán cà phê phải có mặt tại quán để thực hiện quét vân tay, xóa người, tốn rất nhiều thời gian, công sức. Chưa kể nhân viên thời vụ, làm chỉ theo ca nên việc thêm nhân viên vào chấm công rất mệt mỏi", ông Quân chia sẻ.

Đồng thời, mô hình của họ cần tăng trưởng lên hàng chục cửa hàng và họ cần tìm một công cụ có thể quản lý tất cả nhân viên từ xa. Người bạn này cũng đã nhờ một số công ty để làm ra phần mềm quản lý cho hiệu quả hơn nhưng mọi thứ vẫn đi vào bế tắc.

Nhận thấy thực sự đây là một nhu cầu rất cấp bách mà từ trước đến nay ông không nghĩ đến khi thực hiện các mô hình quản trị doanh nghiệp, ông bắt tay vào giải quyết nhu cầu này. Ông Quân nhận định, đó là một khoảng trống lớn của thị trường và nếu có công cụ, giải pháp quản lý hiệu quả, nó không chỉ giải quyết cho nhu cầu của người bạn mà nó giải quyết cho nhiều doanh nghiệp khác đang rất cần về việc chấm công, quản trị nhân sự.

Nói là làm, ông Quân bắt tay vào vẽ ra dự án mang tên "Tanca.io" (Tan ca). Ông nói, bài toán đặt ra đơn giản là làm sao có thể quản lý hàng trăm nhân viên dù mình có ở đâu, biết họ đang làm gì, vị trí nào, ca nào và có thể tự động chấm công, tính lương chính xác cho họ? Đề bài ban đầu chúng tôi nghĩ là đơn giản nhưng thực sự bài toán đi giải lớn hơn.

Tưởng dễ, hóa ra rất "đau đầu"

Theo ông Quân, vấn đề lúc đầu chỉ là nhân viên có thể sử dụng điện thoại để chấm công – nghĩa là chỉ cần kết nối với các Wi-Fi của quán cà phê là chấm công được. Tuy nhiên khi vào thực tế mới thấy rằng, nó không hẳn chỉ là một giải pháp chấm công đơn thuần mà nó phải là một phần mềm nhân sự trực tuyến tổng thể.

"Phiên bản ban đầu chúng tôi xây dựng chỉ đáp ứng được 70% nhu cầu của khách hàng vì chúng tôi chỉ nhìn ở góc độ tạo ra giải pháp cho 01 khách hàng. Nhưng khi chúng tôi nhìn nhận đây là sản phẩm (hay nền tảng - platform) có thể cung cấp cho hàng chục ngàn công ty thì bài toán đã khác", ông Quân chia sẻ.

Chia sẻ rõ hơn, ông Quân cho biết, ông nhận thấy có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng chấm công thủ công hoặc chỉ sử dụng máy chấm công. Việc này tạo ra bất cập là việc chấm công có thể không chính xác, bị làm giả hoặc không thể quản lý nhân viên từ xa được. Nhưng nếu chỉ là giải pháp chấm công điện thoại thông qua Wi-Fi thì chỉ giải quyết được một vài mô hình.

Như vậy, bài toán mới lại được đặt ra, làm sao giải quyết triệt để vấn đề chấm công cho hàng chục mô hình khác nhau với hàng trăm ngàn doanh nghiệp? "Chúng tôi nhận thấy chấm công chỉ là một phần trong tổng thể quá trình “chuyển đổi số” của doanh nghiệp. Chúng tôi phải đập bỏ phiên bản đầu tiên để làm lại và lao đầu vào đi giải tiếp các bài toán với phiên bản thứ hai", ông Quân chia sẻ quá trình hình thành của dự án khởi nghiệp mang tên Tanca.

Với phiên bản thứ 2, ông Quân cho biết, nó có thể giúp các nhân viên có thể chấm công từ máy chấm công và chúng tôi sẽ đồng bộ dữ liệu lên trực tuyến, không ai có thể can thiệp vào dữ liệu từ máy chấm công. Nhân viên cũng có thể chấm công bằng điện thoại qua Wi-Fi, định vị GPS, cung cấp hình ảnh giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý nhân viên tại văn phòng mà còn có thể quản lý chấm công cho các nhân viên làm việc bên ngoài như Sale, PG, bảo trì, sữa chữa, chăm sóc khách hàng, công nhân… Nó không chỉ giải quyết trọn vẹn bài toán chấm công mà là một nền tảng quản lý nhân sự trực tuyến tổng thể.

Ngoài việc giải quyết bài toán chấm công, giải pháp của ông Quân còn giải quyết nhiều bài toán khác trong doanh nghiệp như hệ thống tính lương tự động, văn phòng không dùng giấy tờ, tuyển dụng thông minh qua hệ thống ATS, quản lý hiệu suất làm việc KPI…

Lấy ví dụ, ông Quân cho biết, như một công ty quản lý 50 nhân viên họ phải tốn 1 nhân sự tính công và tính lương trong 2-3 ngày. Còn với hệ thống của ông thì họ chỉ mất khoảng 30 phút – 1 tiếng để làm việc này, mọi thứ đều đơn giản và tự động, quan trọng là giảm được rất lớn khối lương công việc của họ. Hay trong doanh nghiệp thì quản lý rất nhiều các đề xuất, yêu cầu, ví dụ như yêu cầu nghỉ phép, đi công tác, thanh toán chi phí, mua hàng, đặt văn phòng phẩm… Thông thường các doanh nghiệp sẽ dùng email để thực hiện các quy trình này. Với Tanca thì mọi thứ đều có Biểu mẫu sẵn, mọi đề xuất, yêu cầu có thể sử dụng Tanca để số hóa các giấy tờ và quy trình phê duyệt. Các quản lý có thể phê duyệt ở các cấp qua điện thoại. Công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn thay vì phải chờ các bộ phận ký tá giấy tờ cho đến khi được phê duyệt.

Sau 1 năm lao đầu vào nghiên cứu và học hỏi thêm từ các phần mềm quản lý của các quốc gia đi trước, dự án khởi nghiệp của ông Quân đã chính thức được đưa ra thử nghiệm vào năm 2018. Ông hào hứng cho biết: "Chỉ sau 2 tháng áp dụng vào các công ty, tỉ lệ đi muộn về sớm đã giảm hơn 60%, tỉ lệ quên chấm công giảm hơn 80% và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp cũng tăng trên 40%. Việc giải quyết triệt để bài toán chấm công giúp chủ các doanh nghiệp có thể quản lý được nhân viên từ xa, tiết giảm được thời gian, chống gian lận trong chấm công, đặc biệt là tăng hiệu suất làm việc của nhân viên".

Ngoài ra, ông cũng cho biết, dự án này đang tiếp tục được phát triển tích hợp với Camera AI để có thể đồng bộ vào dữ liệu chấm công. Mọi dữ liệu chấm công đều minh bạch và nhân viên có thể kiểm soát thời gian chấm công của mình, nắm được các thông tin vào muộn-ra sớm, quên chấm công…

Được biết, Tanca sau gần 01 năm triển khai đã có hơn 100 công ty đăng ký sử dụng. Thời gian triển khai của giải pháp này khá nhanh chỉ mất 15 ngày bởi không cần phải cài đặt, không tốn chi phí quản lý máy chủ hay phải có nhân viên IT. "Tôi nghĩ Tanca đang đi đúng trong quá trình “chuyển đổi số”, giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiết giảm được thời gian, chi phí và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình", ông Quân nói thêm.